Here's How These Stores Start Events on Time

Voici comment ces magasins commencent leurs événements à l'heure

3 Août 2016 | 1 minutes de lecture

Tous les organisateurs savent que commencer un événement à l'heure peut être un vrai casse-tête, et ils savent aussi que la ponctualité est importante pour les joueurs : elle est systématiquement citée comme l'un des éléments auxquels les joueurs accordent le plus d'importance dans un magasin de jeux.

Mais comment s'en sortir entre les retardataires, les inscriptions de dernière minute et les imprévus inévitables ? Peut-on se montrer souple en ce qui concerne l'heure limite d'inscription ?

Comment inciter les joueurs à se préinscrire ? Faut-il attribuer aux retardataires un bye ou une défaite ?

Il n'est pas facile de répondre à toutes ces questions. Voici quelques réponses, fournies par des organisateurs qui ont maîtrisé le sujet :

Comment éviter les inscriptions de dernière minute ?

Nous faisons deux annonces. Par exemple : « Inscriptions de 9 h à 9 h 45 ; Début de l'événement à 10 h. » Ça a l'air de fonctionner ! —Shannon Homan, du magasin Xtreme Games

Les organisateurs sont unanimes, vous devez garder du temps entre la fin des inscriptions et le début de la première ronde. Les horaires doivent être clairs lorsque vous faites la promotion de vos événements.

Dans cet exemple, Shannon profite des 15 minutes dont elle dispose après 9 h 45 pour terminer d'ajouter les joueurs dans Wizards Event Reporter, puis pour imprimer les appariements.

Mais que se passe-t-il si un joueur arrive à 9 h 46 ?

Peut-on se montrer souple en ce qui concerne l'heure limite d'inscription ?

Une fois que les appariements sont terminés, vous ne serez pas ajouté sans une défaite pour la première ronde. —Josh Silvestri, du magasin ChannelFireball Game Center

La plupart des organisateurs se fixent une limite (qu'il s'agisse de l'horaire annoncé, du moment où les appariements sont faits ou de l'instant où les joueurs sont assis) et s'y tiennent.

Pour Josh, la fermeté fonctionne bien. Malheureusement, cela implique de tourner le dos aux joueurs occasionnels, et c'est une situation délicate. Mais pour l'instant, les dégâts sont minimes.

« Nous avons adopté un horaire limite pour les événements au REL compétitif il y a des années, et pour les événements au REL convivial depuis presque dix-huit mois. Sur le long terme, les seules personnes que nous avons perdues sont celles qui ne pouvaient pas être au magasin pour une heure donnée et quelques retardataires chroniques. »

Mais il n'y a pas « qu'une seule façon » de gérer la situation. Des limites différentes fonctionneront pour différents formats, et des communautés différentes auront des préférences différentes.

Certains organisateurs considèrent que l'heure butoir est sacrée. D'autres acceptent les retardataires, et de nombreux autres retardent l'événement de quelques minutes si les joueurs les appellent. L'une de ces options peut convenir à votre communauté.

Mais il existe un remède miracle : les préinscriptions.

Comment encourager les préinscriptions ?

Nous optons désormais pour cette solution : « inscrivez-vous et payez avant [l'heure] et nous préenregistrerons votre sélection pour vous. » Ce service à la clientèle nous donne une valeur ajoutée qui va au-delà des attentes. —Laura Wiggins, du magasin Geek Retreat

Laura a choisi d'adopter une méthode de renforcement positif qui valorise les joueurs qui se préinscrivent.

Cet exemple (enregistrer la sélection Paquet scellé d'un joueur s'étant préinscrit à un PPTQ) peut nécessiter trop de ressources pour un grand nombre de magasins, mais il y a bien d'autres services que vous pourriez leur fournir.

L'idée est d'encourager les comportements que vous souhaitez voir (les préinscriptions), au lieu de punir ceux que vous ne voulez pas voir (les retards).

Des techniques simples comme celles-ci peuvent grandement améliorer la ponctualité de vos événements et l'expérience générale de vos joueurs.

Essayez-les !

Par Matt Neubert

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