Here's How These Stores Start Events on Time

Scopri il segreto per una puntualità assicurata

3 Agosto 2016 | 2 min di lettura

Tutti gli organizzatori sanno che iniziare un evento all’ora prefissata può rivelarsi un vero e proprio grattacapo. Al tempo stesso, la puntualità degli eventi è importantissima per i giocatori e viene citata in tutti gli elenchi delle caratteristiche più apprezzate per un negozio.

Tuttavia, l’obiettivo sembra difficile da raggiungere con giocatori ritardatari, iscrizioni dell’ultimo minuto e intoppi inevitabili. Quanta flessibilità puoi permetterti sul termine delle iscrizioni?

Come puoi fare in modo che i giocatori si iscrivano in anticipo? I giocatori che si presentano in ritardo dovrebbero ricevere un bye o un match loss?

Ci sono un sacco di domande spinose. Ecco le risposte di alcuni organizzatori esperti:

Come evito le iscrizioni dell’ultimo minuto?

Noi indichiamo sempre due orari. Esempio: iscrizione dalle 9:00 alle 9:45, inizio alle 10:00. Così sembra funzionare! — Shannon Homan, Xtreme Games

Tutti gli organizzatori sembrano d’accordo sul fatto che è preferibile far trascorrere un determinato intervallo di tempo tra l’ora dell’iscrizione e l’inizio del primo turno. Quando pubblicizzi l’evento, devi indicare chiaramente tutti gli orari.

Nell’esempio di cui sopra, Shannon utilizza l’intervallo di 15 minuti dopo le 9:45 per terminare di iscrivere i giocatori nel Wizards Event Reporter e quindi stampare gli abbinamenti.

Ma cosa succede con i giocatori che si presentano alle 9:46?

Quanto può essere elastico il termine ultimo per l’iscrizione?

I giocatori che si presentano una volta già stabiliti gli abbinamenti non potranno essere aggiunti senza un match loss al primo turno. — Josh Silvestri, ChannelFireball Game Center

Quasi tutti gli organizzatori stabiliscono un punto limite (che può essere rappresentato dall’ora indicata oppure dal momento in cui vengono stabiliti gli abbinamenti o in cui i giocatori si siedono al tavolo) e sono irremovibili.

Per Josh questa strategia ha funzionato. Ovviamente ciò può portare all’esclusione di qualche giocatore occasionale, ed è una situazione delicata e rischiosa. Ma finora i danni sono stati minimi.

“Da anni siamo fiscali con gli orari per gli eventi a agonistici e da 18 mesi a questa parte abbiamo iniziato a esserlo anche con quelli amatoriali. Gli unici giocatori che abbiamo perso sono quelli che fisicamente non potevano arrivare in negozio all’ora prestabilita e qualche ritardatario cronico.”

Tuttavia, esiste più di un modo per gestire la situazione: il termine ultimo di iscrizione non è lo stesso per tutti i formati e le varie community hanno preferenze diverse.

Per alcuni organizzatori il termine ultimo di iscrizione è sacro. Altri optano per includere anche i ritardatari e altri ancora sono propensi a ritardare l’evento di qualche minuto se i giocatori avvisano in anticipo del ritardo. Ognuna di queste opzioni potrebbe funzionare per la tua community.

Con le pre-iscrizioni, però, andrai sempre sul sicuro.

Come puoi incoraggiare le pre-iscrizioni?

Noi abbiamo optato per la formula “Se ti iscrivi ed effettui il pagamento entro il tal giorno, registreremo noi in anticipo le tue carte Sealed”. Si tratta di una proposta a valore aggiunto anche dal punto di vista dell’attenzione al cliente. — Laura Wiggins, Geek Retreat

Laura sfrutta gli incentivi positivi, offrendo servizi a valore aggiunto ai giocatori che effettuano la pre-iscrizione.

Questo esempio in concreto (offrire un servizio di registrazione delle carte Sealed ai giocatori che effettuano la pre-iscrizione per un PPTQ) potrebbe essere troppo dispendioso in termini di risorse per molti negozi, ma ci sono tantissimi altri servizi che potresti provare a offrire.

L’idea è quella di premiare un comportamento che vuoi incoraggiare (la pre-iscrizione) anziché punirne uno che vuoi disincentivare (i ritardi).

Alcuni semplici accorgimenti come questi possono migliorare notevolmente la puntualità dei tuoi eventi e l’esperienza globale dei tuoi giocatori.

Prova ad adottarne qualcuno!

A cura di Matt Neubert

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