Gary Ray:管理采购的有效方式

6日 十二月 2017年 | 3 分钟读物

正如我之前所说,成功销售游戏的关键在于:在合适的时候以适当的程度满足客户所需,而且每一次都要做到。

无论您的业务预算状况如何,这一点始终位于核心地位。因此,为采购腾出独立预算就显得至关重要。这种方法被称为采购限额计划

采购限额计划能让你了解您应当花费多少。这和开销不同,您通常希望开销越低越好。采购限额计划的花费目的是能帮您达成销售目标。花费太多会导致超出预算。花费过少则会导致您的库存不断下降,陷入死亡螺旋。

您只需要Excel或Google表格。

我使用采购限额计划长达十四年,且一直使用同一个电子表格做记录。表格中的行数达到了4700。

销售额 已售商品成本 采购额 可用额
2,138美元 1,164美元 2,591美元 (1,427美元)
3,375美元 1,957美元 457美元 73美元
3,441美元 1,780美元 0 1,853美元

已售商品成本(COGS)来自销售终端机里的原始数据。我从每日报告(Z报告)中提取该数据。采购额是我当日订购商品的开销,可用额则是COGS减去采购额。这是我需要花费在产品上的金额。理想状况下,此数字应在零上下。

我的大多数业务数据来自这张工作表,而非来自销售终端机。我用它来记录我的商品成本百分比,为将来的几个月规划销售方案,以及制作月度、季度、年度报告。(不一定要记录销售额,但此数据可以有效地帮您控制其他数据。)

使用采购限额计划是管理采购的有效方式。以下是几点须知:

第一:此计划旨在记录商品成本,它并不是您的预算。

如果您将它当成预算,那么您就大错特错了。

此计划假设您的销售模式具有连续性,但一般来说销售模式并不具此特性。所以要提前规划。如果接下来有大型的万智牌产品上市,不妨控制可用额上多一些盈余。或额外添加表列,记录临时预算以控制可用额。(我的采购限额计划表共有十列。)

第二:此计划旨在避免极端情况,而非用于记录详细账目。

建议比较去年年末的库存以及当前的库存来确认您的现有资金。由于此表只作记录之用,因此这两个数字的差值可用于调整您的电子表格。

如果您今年打算扩张,那么可以将额外的资金作为库存金额加入您的采购限额计划表,不用重新建表。在不考虑增加新商品的情况下,我的预算能在短期内轻易超出上万美元。

第三:此计划假设您有现金缓冲。

不盈利也能使用此工具,但您必须留出一部分现金以应对零售行状况的起伏。采购限额计划会完全忽视您对现金流的需求。与其他零售领域不同,您可能会在月与月以及年与年之间看到大幅波动。您需要有个缓冲。

在邻近假期的时候(假期里的客流量非常大),我建议您备好现金缓冲并严格遵照采购限额计划,而不要进一步增加库存或购置更优质的固定设施。这样能保证万无一失。就算您最后没能严格执行采购限额计划,您手头仍能留有资金。

再次重申:采购限额计划的最终目标是在不考虑经营预算条件的情况下让您在产品上市后就立即拥有它。如此一来,您就能满足顾客的需求,获得宝贵的消费者洞察力,还能权衡未来产品的营销策略。

Gary是加利福尼亚康克德Black Diamond Games的店主。他是游戏行业博客Quest for Fun的作者,且拥有自己的YouTube频道。目前他正在撰写一本有关开始经营游戏店和从中盈利的书,并准备于十二月推出。