Gary Ray:管理採購的可靠方法

6日 十二月 2017年 | 1 閱讀時間

我先前所說,成功銷售遊戲的秘訣在於適時適量地提供顧客所需,並且確保每一次都做到。

無論您的營運預算狀況,這一點必不可缺,因此規劃獨立的採購預算至關重要,而這種作法就稱為採購預算規劃

採購預算規劃可以指出您應有的開支。開支跟費用不同,我們向來希望費用越低越好。而採購預算規劃則是為達到銷售目標而必須花費的開支。開支太高,您會超出預算。開支太低,您會逐漸陷入庫存的死亡螺旋。

您只需要Excel或Google試算表。

我用同一個試算表來進行採購預算規劃已經十四年,並且剛剛用到第4700行。

銷售量 銷貨成本 採購額 可用額
$2,138 $1,164 $2,591 ($1,427)
$3,375 $1,957 $457 $73
$3,441 $1,780 $0 $1,853

銷貨成本(COGS)是從我的銷售點終端機取得的原始金額。我從每日報告(亦稱Z報告)取得該數字。採購額是我的當日訂購額,而可用額則是銷貨成本減去採購額後所得的結果。這也是我需要用來採購產品的開支。在理想狀況,此金額應在零上下。

我大部分的業務數據都在這張試算表上,而不是我的銷售點終端機上。我用它來追蹤產品成本百分比,預測接下來幾個月的銷售量,以及製作月報表、季報表以及年度報表。(銷售量欄不是必要,但可用於分析其他數字。)

採購預算規劃是經過驗證的採購管理方法。以下是您必須知道的一些要點:

第一:它用於追蹤產品成本,而非預算。

如果把它當作預算使用,會造成不當結果。

它假設您的銷售模式保持一致,其實它們並不一致,因此務必事先規劃。如果即將有盛大的魔法風雲會上市活動,或許您可以讓可用額欄中有結餘。您也可以增加欄來記錄臨時預算金額,以減少可用額。(我使用的採購預算規劃表總共有十欄。)

第二:它旨在避免極端情況,而不是為了記錄詳細帳目。

您可以比較去年的最終庫存和目前的庫存,以查看您的可用現金。既然此計劃僅用於追蹤,這兩個庫存量之間的差異可用於調整您的試算表。

如果您今年打算擴張,您可以用額外的現金來增加採購預算規劃中的庫存額,而不是貿然成立新部門。我的預算可以在短期內輕易吸收高達一萬美元的資金,而不須立即對某個新事物作出決定。

第三:它假設您有現金緩衝。

您不一定要獲利才能使用此工具,但您必須預備一些現金以因應零售狀況的起伏。採購預算規劃完全不考慮您的現金流動需求。此外,不同於其他零售領域,您可能會在不同月份或年度之間看到劇烈波動。您需要緩衝。

因此,在接近假期時—亦即客流量激增的時期—我建議與其投資於更多庫存或更好的固定設備,不如運用採購預算規劃來建立現金緩衝。這麼做不會有任何損失。如果你放棄採購預算規劃,你的現金仍在。

再強調一次:採購預算規劃的最終目標在於不論營運預算情況如何,您都能在產品推出時立即擁有它。如此一來,您可以滿足顧客需求,獲得顧客的寶貴意見,以及評估未來的產品上市情況。

Gary Ray是加州康珂市Black Diamond Games的所有人。他為遊戲產業部落格Quest for Fun撰寫文章,擁有一個YouTube頻道,目前正在寫一本如何建立遊戲店並從中獲利的書,預定將於十二月出版。