Comme je l'ai déjà dit, pour avoir du succès dans le commerce des jeux, il faut avoir ce que veulent les clients, au moment où ils en ont besoin et dans les quantités désirées, et ce, systématiquement.

C'est crucial, quel que soit l'état de votre budget de fonctionnement. Il est donc essentiel de disposer d'un budget indépendant pour vos achats. C'est ce qu'on appelle le budget d'achat disponible.

Le budget d'achat disponible vous indique combien vous pouvez dépenser. Il ne correspond pas aux dépenses, que vous devriez toujours réduire. Votre budget d'achat disponible doit être dépensé pour atteindre vos objectifs de vente. Si vous dépensez trop, vous dépasserez votre budget. Si vous ne dépensez pas assez, vous serez pris dans un engrenage d'inventaire insuffisant.

Tout ce dont vous avez besoin, c'est d'une feuille de calcul Excel ou Google Sheets.

Cela fait quatorze ans que j'utilise cette méthode, avec la même feuille de calcul. Je viens d'atteindre la ligne 4 700.

Le coût des marchandises vendues (« cost of goods sold » ou COGS en anglais) est un chiffre brut de mon terminal de point de vente. J'obtiens ce chiffre dans un rapport de fin de journée. « Achats » représente ce que j'ai commandé aujourd'hui, et « Disponible » correspond au COGS moins mes achats. C'est ce que je dois dépenser pour le produit. Dans l'idéal, il tourne autour de 0.

La majeure partie de mes données d'affaires proviennent de ce document de travail, pas de mon terminal de point de vente. Je m'en sers pour suivre l'évolution des pourcentages des coûts de marchandises, pour planifier mes ventes pour les mois à venir et pour créer des rapports mensuels, trimestriels et annuels. (La colonne des ventes n'est pas nécessaire, mais elle met les autres chiffres en perspective.)

Le budget d'achat disponible est une méthode qui a fait ses preuves en matière de gestion des achats. Voici ce qu'il faut savoir :

Premièrement : malgré le nom, il ne s'agit pas d'un budget mais d'un système permettant de suivre le coût des marchandises.

Si vous gérez ce système de la même façon qu'un budget, vous vous en mordrez les doigts.

Il présuppose que vos ventes sont constantes, ce qui n'est pas le cas. Ainsi, organisez-vous à l'avance. Vous pouvez éventuellement enregistrer un excédent dans « Disponible » si une grosse sortie Magic est imminente. Sinon, ajoutez des colonnes pour y inscrire des budgets temporaires et réduire le montant disponible. (Le système de ma feuille de calcul utilise en réalité dix colonnes.)

Deuxièmement : il est conçu pour éviter les extrêmes, pas pour tenir des comptes précis.

Il permet de se faire une idée des fonds disponibles, en comparant l'inventaire de fin d'exercice de l'année précédente à l'inventaire actuel. Comme ce n'est qu'un système de suivi, la différence entre les deux peut être utilisée pour ajuster votre feuille de calcul.

Si vous êtes dans une année de croissance, utilisez l'argent supplémentaire pour gonfler le budget d'inventaire de votre budget d'achat disponible au lieu de faire des achats compulsifs. Mon budget pourrait facilement absorber jusqu'à 10 000 dollars sur une courte période, sans que je n'investisse dans quelque chose de nouveau.

Et troisièmement : le système suppose que vous disposez d'une réserve financière.

Votre magasin n'a pas besoin d'être rentable pour utiliser cet outil, mais vous devez avoir des fonds de côté pour couvrir les fluctuations des ventes. Le budget d'achat disponible fait totalement l'impasse sur vos besoins de trésorerie. Et contrairement à d'autres secteurs commerciaux, vous verrez des variations importantes d'un mois à l'autre, ou d'une année à l'autre. Il vous faut des réserves.

À l'approche des fêtes, quand les magasins sont pleins, je vous conseille d'adopter un budget d'achat disponible en constituant une réserve de liquidités, plutôt que d'investir dans du stock ou de l'équipement. Vous n'avez rien à perdre. Si vous décidez ensuite de laisser tomber ce système, vous aurez toujours votre argent.

Je le répète : l'objectif suprême de budget d'achat disponible est d'avoir un produit dès qu'il est disponible, quel que soit l'état du budget de fonctionnement. De cette manière, vous répondez à la demande, vous obtenez de précieuses informations sur vos clients et vous pourrez vous préparer pour les prochaines sorties de produits.

Gary est le propriétaire du magasin Black Diamond Games à Concord, en Californie. Il dissèque l'industrie du jeu vidéo dans son blog « Quest for fun », a une chaîne YouTube et écrit un livre sur l'ouverture et la gestion d'un magasin de jeux, dont la sortie est prévue pour décembre.