Jamison Sacks, da Common Ground Games, sabe como a preparação de eventos é importante para criar uma experiência tranquila para jogadores.

Ele confia em duas estratégias essenciais — equipe e pré-cadastro. Vamos descobrir como ele usa as duas estratégias para ter sucesso em seus eventos.

1. Adequação da equipe

Às vezes, é difícil encontrar juízes. Um mês antes de qualquer evento, como um pré-lançamento, tentamos já saber quem vai "apitar".

Garantir que haja pessoal suficiente durante o evento é indispensável para criar uma experiência positiva — para jogadores e clientes.

Um bom ponto de partida é ter pelo menos uma pessoa designada para organizar o evento — juiz(a) ou alguém da equipe — e outra para vendas e assistência geral a clientes. O tamanho da equipe pode variar conforme o público.

O objetivo de Jamison é ter um funcionário para cada 25 participantes do evento.

Capacite a equipe

Todos [membros da equipe] tiveram treinamento para saber encontrar informação onde ela está disponível a clientes.

Não dá para estar em todos os lugares ao mesmo tempo, e você provavelmente não vai conseguir ajudar todo mundo. Jamison capacita a equipe para o atendimento a clientes, para resolver problemas de forma autônoma e para orientar jogadores.

Para preparar a equipe para todas as possibilidades, Jamison faz reuniões todas as semanas, em que aborda futuros eventos e produtos e perguntas frequentes que provavelmente aparecerão.

Você e sua equipe podem se preparar com informações relevantes sobre eventos ou coleções no site da WPN e no site do Magic nas semanas anteriores ao lançamento.

2. Pré-inscrição

A pré-inscrição online é o melhor modo de aumentar a participação.

Pode ser difícil saber qual é o tamanho adequado da equipe para um evento. A pré-inscrição pode ajudar a avaliar a dimensão do público, além de poupar tempo na inscrição, no dia do evento.

Antes do evento, imprima alguns flyers com instruções sobre como criar uma conta DCI e distribua entre novos jogadores que não possuem uma conta DCI.

Você também pode usar este recurso digital como uma chamada à ação no marketing da pré-inscrição.

Ofereça clareza

Oferecer uma boa experiência a jogadores se resume a coisas simples.

Começar o evento pontualmente é uma dessas coisas simples.

Já mencionamos que a pré-inscrição pode poupar tempo no dia do evento, mas às vezes jogadores podem chegar atrasados - o que atrapalha o início do evento.

Você pode ajudar nisso ao esclarecer a diferença entre o horário da inscrição e o horário do evento. Aproveite a oportunidade para reforçar os dois horários ao promover a pré-inscrição.

Isso define com clareza a que horas as pessoas devem chegar e quando o evento vai começar; assim, há mais probabilidade de todos aparecerem a tempo.

Você usa as mesmas estratégias na preparação do seu evento? Veja nossa lista de verificação de qualidade de eventos e veja se você cumpre todos os itens da lista nos seus eventos!

Por Jordan Comar