A volte, sembra impossibile organizzare un evento di cui nessuno si lamenti, per quanto vada a gonfie vele... a meno che l’organizzatore non sia Jason Webster. Jason organizza eventi Premier da più di 5 anni e non abbiamo mai ricevuto commenti negativi in merito, un traguardo decisamente difficile da raggiungere per gli altri organizzatori. Gli abbiamo chiesto di spiegarci com’è riuscito a ottenere questo risultato. Ecco cosa ci ha detto.

Il successo di un evento è determinato dall’esperienza dei clienti: più si divertono, maggiori sono le probabilità che ritornino.

Tuttavia, può risultare complicato da quantificare, perché se va tutto per il verso giusto, i giocatori potrebbero non accorgersene.

Questo però non è un problema, anzi, è precisamente il nostro obiettivo. I giocatori non si accorgono di niente quando le cose funzionano come dovrebbero. Notano solo quando c’è qualcosa che non va. Il miglior indicatore dell’esperienza di un giocatore non è tanto una pioggia di elogi, quanto l’assenza di critiche.

Noi ci prefiggiamo di evitare le situazioni che potrebbero dare adito a critiche; ci assicuriamo che i nostri eventi siano “senza sforzi”.

La preparazione è fondamentale

Richiede più lavoro a monte, ma migliora sicuramente l’esperienza dei tuoi clienti. Identifica tutti gli elementi che potrebbero giocare a tuo svantaggio (problemi tecnici, spazi inadeguati, mancanza di personale, e così via) e trova una soluzione prima che sia troppo tardi.

Prepara i tuoi dispositivi tecnologici: per offrire ai tuoi giocatori un’esperienza memorabile, devi fare in modo che durante l’evento non si verifichino problemi tecnici. Se qualcosa va storto, i giocatori se ne ricorderanno.

Assicurati che la stampante disponga di inchiostro e carta a sufficienza e verifica che il computer per il torneo, il sistema POS e le tue unità video funzionino correttamente. Pensa a un piano di riserva per le cose più importanti: ad esempio, noi utilizziamo PayPal Mobile per far fronte a un’eventuale interruzione della connessione Internet nel corso di un evento.

Prepara il tuo spazio: un grattacapo spesso sottovalutato è la presenza di un numero eccessivo di giocatori. In alcuni casi è inevitabile, ma dovresti fare tutto il possibile per programmare gli eventi nei momenti in cui il tuo negozio è in grado di gestire una grande affluenza di clienti.

Di recente abbiamo avuto un conflitto di programmazione nel fine settimana di uscita di Amonkhet, dato che il sabato c’era anche l’anteprima di un altro gioco. Tutti i posti a sedere erano occupati; per noi era un risultato fantastico, ma si vedeva (e si sentiva) che i giocatori non erano esattamente soddisfatti.

Prepara il tuo personale: l’aspetto senza dubbio più importante per assicurare un evento senza sforzi è il personale a disposizione. Ciò include i dipendenti del tuo negozio, gli arbitri e anche te. Prima dell’evento, ricorda sempre a tutti che l’obiettivo è creare un’esperienza positiva per i clienti. Il loro lavoro è mantenere un atteggiamento cortese e amichevole, e prestare attenzione allo svolgimento del torneo.

Riunirsi dopo l’evento è importante quanto prepararlo

Parla con il tuo personale di com’è andato l’evento e di cosa si potrebbe migliorare. Cerca di redigere un elenco degli aspetti che vorresti perfezionare e consultalo prima di organizzare il tuo prossimo evento.

Puoi sempre fare di meglio: non è semplice organizzare eventi di Magic senza sforzi, ma più queste cose ti verranno naturali con il passare del tempo, più diventerà facile.

Ricorda che solo organizzando eventi memorabili potrai trasformare la tua base di giocatori in clienti abituali. Potrebbero non accorgersi del tuo impegno per offrire eventi indimenticabili, ma di sicuro non resteranno delusi.

A cura di Jason Webster, proprietario di Dreamer’s Vault