Jamison Sacks di Common Ground Games sa bene quanto la preparazione sia importante al fine di offrire ai giocatori un’esperienza senza intoppi il giorno dell’evento.

Per risultati ottimali, si affida a due elementi chiave: il personale e le pre-iscrizioni. Scopriamo da vicino come sfrutta questi componenti a suo vantaggio per organizzare eventi di successo.

1. Metti a disposizione personale sufficiente

A volte trovare gli arbitri può essere difficile. Per eventi come i Prerelease, cerchiamo di sapere con anticipo di un mese chi sarà l’arbitro.

La presenza di un numero di dipendenti sufficiente nel tuo negozio è fondamentale per creare un’esperienza positiva sia per i giocatori che per i clienti.

Un buon punto di partenza consiste nel disporre di almeno un organizzatore di eventi dedicato, che può essere un arbitro o un dipendente del negozio, nonché di un altro membro del personale che si occupi delle vendite e dell’assistenza ai clienti, anche se potrebbero essere necessari dipendenti extra in base all’affluenza.

Jamison in genere calcola un membro del personale ogni 25 partecipanti circa.

Affidati al personale

I miei dipendenti sanno che le informazioni si trovano dove sono state collocate per i clienti.

Il proprietario di un negozio non può essere ovunque e, con molta probabilità, non potrà aiutare tutti i clienti. I dipendenti di Jamison sono in grado di assistere i clienti, fornire indicazioni ai giocatori e risolvere problemi autonomamente.

Per prepararli a rispondere ai dubbi della clientela, Jamison organizza riunioni settimanali in cui vengono trattati argomenti quali gli eventi imminenti, i prodotti di prossima uscita e le domande poste di frequente dai clienti.

Per preparare al meglio il tuo negozio nelle settimane che precedono l’uscita di un prodotto o l’organizzazione di un evento, tu e il tuo personale potete trovare informazioni pertinenti sul sito web del WPN e sul sito web di Magic.

2. Offri la possibilità di pre-iscriversi

Il metodo ideale per ottimizzare la registrazione è la pre-iscrizione online.

Può essere difficile calcolare quanti dipendenti dovrai mettere a disposizione per un evento. La pre-iscrizione può aiutarti a determinare quale sarà l’affluenza per un determinato evento, oltre a consentirti di ridurre il tempo dedicato alle iscrizioni il giorno in cui si svolge.

Prima dell’evento, stampa alcuni volantini con istruzioni su come registrarsi per ottenere un numero DCI, da distribuire ai nuovi giocatori che non l’hanno ancora ottenuto.

Puoi utilizzare questo kit digitale anche come “invito all’azione” per incoraggiare la pre-iscrizione.

Fornisci informazioni chiare

Per offrire una buona esperienza ai giocatori, basta poco.

Tanto per cominciare, la puntualità dei tuoi eventi.

Abbiamo già menzionato che le pre-iscrizioni possono farti risparmiare tempo il giorno dell’evento, anche se alcune volte i giocatori si presentano in ritardo, impedendoti di iniziare all’ora prestabilita.

Puoi semplificare le cose specificando un’ora di registrazione e un’ora di inizio dell’evento. Quando promuovi la pre-iscrizione, approfittane per indicare i due diversi orari.

In tal modo, l’ora in cui sono attesi i giocatori e l’ora di inizio dell’evento saranno più chiare per tutti e sarà più probabile che i partecipanti non arrivino in ritardo.

Anche tu utilizzi queste strategie per preparare i tuoi eventi? Dai un’occhiata al nostro elenco di controllo qualità degli eventi per vedere se tutte le caselle vengono regolarmente spuntate per gli eventi organizzati nel tuo negozio!

A cura di Jordan Comar