イベントを時間通りに始めるための工夫

3日 8月 2016年 | 2 分(読むのにかかる時間)

イベントを時間通りに始めることの難しさは、イベント主催者の皆さまにとって大きな悩みの種になっています――しかしそこを改善することがプレイヤーの皆さまに求められているのも事実です。「プレイヤーが求めること」についてどこで尋ねても、「イベント開始時間を守ること」が上位に挙げられているのです。

では、イベントの開始間際に受付をするプレイヤーや遅刻するプレイヤーがいる中で、どのようにイベント開始時間を守ればいいでしょうか?受付の締め切り時間はどれくらい厳格に守るべきでしょうか?

プレイヤーたちに早めの受付を促すにはどうすればいいでしょうか?遅刻をしたプレイヤーは不戦敗にするべきでしょうか?

難しい問題が多々ありますね。今回は、こういった問題を解決したイベント主催者の意見をご紹介します。

イベント開始間際に受付をするプレイヤーを減らすには?

ウチでは受付時間と開始時間を分けてお知らせしています。例えば、受付:9:00~9:45、開始:10:00という風に。これがけっこう効いていますよ!――「エクストリーム・ゲームズ/Xtreme Games」、シャノン・ホーマン/Shannon Homan

今回ご紹介するイベント主催者たちは、受付の締め切りから第1ラウンド開始の間に少し余裕を持たせる、という意見で一致しました。イベントの宣伝を行う際には、受付時間と開始時間を明記しましょう。

「エクストリーム・ゲームズ」では、受付終了の9:45から15分間の時間をとり、参加者をウィザーズイベントレポーターに登録して対戦組み合わせを印刷しています。

では、9:46にプレイヤーが受付に来た場合はどうするのでしょう?

受付の締め切り時間はどれくらい厳格に守るべきか?

対戦組み合わせの完成後に受付に来たプレイヤーは、1回戦の不戦敗としています。――「チャネルファイアボール・ゲームセンター/ChannelFireball Game Center」、ジョシュ・シルヴェストリ/Josh Silvestri

多くのイベント主催者が受付の締め切りを決めていて(事前に告知していた時間や対戦組み合わせが完成した時点、プレイヤーたちが着席した時点など)、それをしっかりと守っています。

ジョシュの場合も、受付締め切りをしっかり守ることでイベントをスムーズに始めることができました。これは結果的にプレイヤーを追い払ってしまうこともあり、難しくリスクの高い方法と言えるでしょう。しかしそれを補って余るほどに、イベントを時間通りに始められない危険を減らすことができるのです。

「元々『ルール適用度:競技』のイベントで締め切り時間を厳しく守っていたのですが、1年半ほど前から『ルール適用度:一般』のイベントでも厳しくするようになりました。顧客として失ったのは、元々数えるほどしか来店していなかった方やごく一部の遅刻常習者だけでしたよ」

ただし、やり方はこれだけに限りません。フォーマットによって受付時間は変わりますし、またコミュニティによって環境は異なります。

締め切り時間を「聖域」と捉えるイベント主催者もいれば、事前に電話をくれれば多少の遅刻には目をつぶるという主催者もいます。その方針は、コミュニティによりけりなのです。

そしてだからこそ、事前登録が最高の解決策になります。

プレイヤーたちに事前登録を促すには?

事前登録したお客さまのシールド・プールをこちらで登録し、「時間を買う」ことができるようにしています。手厚いカスタマーサービスを付けて、事前登録の価値を高めているんです。――「ギーク・リトリート/Geek Retreat」、ローラ・ウィギンス/Laura Wiggins

ローラは事前登録に付加価値を持たせることで、その利点を強調しました。

PPTQへの事前登録を行えば、そのプレイヤーのシールド・プールを店舗側で登録する、というこの方法は、多くの店舗で事前登録者の増加に役立っています。もちろん、事前登録者の増加に繋がるサービスは他にもたくさんあります。

これは、店舗にとって望ましくない行動(受付に遅刻すること)を罰するのではなく、店舗にとって望ましい行動(事前登録)を称えるというアイデアです。

今回ご紹介したシンプルな戦略を用いれば、きっと貴店のイベント進行は劇的に改善し、プレイヤー全体の体験も向上するでしょう。

ぜひお試しください!

By Matt Neubert