Como dije anteriormente, el éxito en el sector de los juegos se reduce a tener siempre lo que los clientes quieren, cuando lo quieren y en las cantidades adecuadas.

Esto es básico, al margen del estado de tu presupuesto operativo. Por eso es vital tener un presupuesto independiente para compras. Este método se conoce como Open to Buy.

Con Open to Buy puedes ver cuánto deberías gastarte. No es como los gastos, que uno siempre busca reducirlos: necesitas gastar el presupuesto de Open to Buy para alcanzar tus objetivos de venta. Si gastas demasiado, te saldrás del presupuesto; si te quedas corto, acabarás en una espiral mortal de inventario.

Todo lo que necesitas son las hojas de cálculo de Excel o de Google.

He usado el método Open to Buy durante catorce años con la misma hoja de cálculo. Acabo de llegar a la fila 4700.

La columna COSTE es el coste bruto de las mercancías vendidas ese día y viene directamente de mi sistema de punto de venta. Es el número que obtengo al generar el informe del día (llamado “informe Z”). Las COMPRAS son todo lo que he pedido hoy, y la columna DISPONIBLE es el COSTE menos las COMPRAS. Eso es lo que tengo que gastarme en productos y debería apuntar a 0.

La mayoría de los datos de mi negocio vienen de esta hoja de cálculo y no de mi sistema de punto de venta. La uso para hacer un seguimiento de los porcentajes de coste de las mercancías, predecir las ventas de los próximos meses y emitir informes cada mes, cada trimestre y cada año. (La columna de ventas no es estrictamente necesaria, pero sirve para poder tener en cuenta otros números).

Open to Buy es un método probado para administrar tus compras. Esto es lo que debes saber:

Primero: Es un registro del coste de las mercancías, no un presupuesto.

Si lo tratas como un presupuesto, se volverá contra ti, porque asume que tus patrones de ventas son coherentes y no siempre lo son, así que no dejes de planear. Intenta tener un excedente en la columna DISPONIBLE si sabes que se acerca un lanzamiento de Magic, o añade más columnas para presupuestos concretos, definidos en el tiempo, para reducir la cantidad de dinero disponible. (Mi archivo de Open to Buy tiene diez columnas).

Segundo: Está diseñado para evitar los extremos, no para llevar las cuentas al milímetro.

Es bueno consultar el dinero que tienes comparando el inventario final del año pasado con tu inventario actual. Este archivo solo es un registro y puedes ajustarlo con la diferencia entre esos dos números.

Si estás en un año de expansión, puedes usar el dinero que te sobra para añadir más presupuesto para inventario en tu sistema Open to Buy, en vez de asignarlo a una sección nueva. Mi presupuesto puede absorber fácilmente unos diez mil dólares en un breve período sin tener que tomar decisiones sobre algo nuevo.

Tercero: El sistema asume que tienes un colchón financiero.

No necesitas tener beneficios para usar esta herramienta, pero sí que debes disponer de una reserva aparte para lidiar con las variaciones en las ventas. Open to Buy no sabe nada de tus necesidades de dinero líquido. Y, al contrario que otras áreas de ventas, puede que veas grandes fluctuaciones de mes a mes y de año a año. Necesitas un colchón.

Así que, ahora que nos acercamos al período festivo —la única época en la que todas las tiendas suelen hacer el agosto— te sugiero que, en vez de invertir en más inventario o en mejores instalaciones, adoptes el sistema Open to Buy estableciendo un colchón financiero. No tienes nada que perder: si dejas de usar Open to Buy, seguirás teniendo el dinero.

Como colofón, el objetivo de Open to Buy es que tengas los productos cuando estén disponibles, al margen del estado de tu presupuesto operativo. De esta manera, satisfaces la demanda, ganas información valiosa sobre tus clientes y realizas cálculos sobre los lanzamientos de producto futuros.

Gary es el propietario de Black Diamond Games en Concord (California, EE. UU.). Escribe en un blog sobre la industria del videojuego, Quest for Fun, tiene un canal de YouTube y está escribiendo un libro sobre cómo fundar una tienda de juegos y sacarle partido, que se publicará en diciembre.