A veces parece que no importa lo bien que vaya un evento: siempre hay quejas. A menos que lo organice Jason Webster. En los más de cinco años que lleva organizando eventos premier, prácticamente no recibimos comentarios negativos, una hazaña que a cualquier organizador le parecerá casi imposible. Así que le pedimos que compartiera su secreto y esto fue lo que nos contó:

El éxito de un evento se mide teniendo en cuenta la experiencia de los clientes: cuanto más se diviertan, más probable es que vuelvan.

Esto puede ser difícil de cuantificar porque, si lo hiciste todo correctamente, puede que los jugadores no se den cuenta.

Pero no pasa nada. De hecho, ese es el objetivo. Los jugadores no notan cuando las cosas van bien, pero sí que notan cuando las cosas van mal. El mejor indicador de la experiencia de un jugador quizás no sea la abundancia de halagos, sino la falta de críticas.

En nuestros eventos, el objetivo es evitar cualquier situación que pueda acarrear críticas e intentar que sean “cómodos”.

La clave está en la preparación.

Más preparación implica más trabajo, pero mejorará la experiencia de los clientes. Identifica todo lo que podría salir mal (que falle la tecnología, que el espacio sea inadecuado o que surjan problemas con empleados) y soluciona cualquier problema potencial antes de que aparezca.

Prepara tu tecnología: Asegurarte de que puedes celebrar el evento sin ningún problema tecnológico es esencial para hacer que tus jugadores disfruten de un evento magnífico. Si en tu evento se produce algún contratiempo con la tecnología, los jugadores lo recordarán.

Llena la impresora de papel y tinta, comprueba la computadora y el punto de venta que usarás en el torneo y prueba los monitores. Si puedes, ten listo un plan B para los procesos clave. Por ejemplo, nosotros usamos PayPal en dispositivos móviles por si internet falla durante un evento.

Prepara tu espacio: Normalmente se pasa por alto el problema del exceso de reservas. A veces es inevitable, pero haz todo lo posible para programar eventos cuando sabes que tu tienda es apta para esa carga de clientes.

Hace poco tuvimos un conflicto de programación: el mismo fin de semana que salía Amonkhet era la presentación de otro juego. Todos los asientos de nuestra tienda estaban llenos, lo cual es fantástico, pero era obvio que a los jugadores les molestaba el bullicio.

Prepara a tus empleados: Se puede decir que tus empleados son lo más importante para que un evento sea “cómodo”. Esto también incluye a los jueces y a ti mismo. Antes de empezar un evento, recuerda a todo el mundo que el objetivo es crear una experiencia positiva para los clientes. Su trabajo es ser amables, atentos y no perder de vista el torneo.

Realizar una revisión una vez termine el evento es tan importante como la preparación.

Habla con tus empleados para saber cómo fue el evento y qué se podría mejorar. Tómate un tiempo para hacer una lista de todo lo que no fue perfecto teniendo en cuenta la manera en la que querías celebrar el evento y consúltala la próxima vez que organices uno.

Siempre se puede mejorar. No es fácil conseguir que los eventos de Magic sean cómodos, pero cuanto más hagas todo esto, más habituado estarás y más fácil te resultará.

Recuerda: los grandes eventos hacen que tu base de jugadores esté formada por clientes satisfechos que regresan. Puede que no vean el esfuerzo que dedicas a tus eventos, pero lo agradecerán.

Por Jason Webster, propietario de Dreamer's Vault