A cura di Michael Bahr, socio amministratore di Desert Sky Games and Comics

Ultimamente stanno aprendo un sacco di negozi della concorrenza e i giocatori, che prima si riunivano nei pochi luoghi che offrivano servizi simili ai tuoi, ora hanno a disposizione una scelta molto più ampia. Anche la base di giocatori è in crescita, ma più è saturo il mercato in cui ti muovi, maggiori sono le probabilità che i tuoi eventi non decollino.

Un calendario eventi programmato con cura può comunque garantire il successo della tua attività anche in una situazione simile.

Ecco una guida su come programmare il tuo calendario per ottenere un’affluenza costante.

Cosa significa “programmare” gli eventi?

Quando programmi i tuoi eventi, devi preparare l’intero calendario della settimana sapendo esattamente quali tipologie di giocatori vuoi attirare, assicurandoti di accontentarne il maggior numero possibile e facendo in modo che la tua attività commerciale ne tragga vantaggio.

Ecco la programmazione eventi del mio primo negozio di Gilbert, in Arizona:

Il programma non ha subito grandi modifiche negli ultimi cinque anni. Una volta trovato un approccio che funzionava, l’abbiamo mantenuto. 

Tuttavia, prima di poterlo creare, abbiamo dovuto valutare vari aspetti:

1. Alcune sere sono previsti eventi per diverse tipologie di giocatori. Non si tratta di una scelta casuale: se avessi organizzato eventi Legacy e Modern la stessa sera, avrei diviso il pubblico agonistico.

2. Alcuni formati sono rivolti a diversi tipi di pubblico a seconda della serata. Neppure questa è una scelta casuale: lo Standard Showdown, ad esempio, è pensato per i giocatori agonistici, con una quota d’iscrizione raddoppiata e un montepremi molto ricco.

3. Gli appuntamenti disponibili per ogni formato variano in base alla popolarità dello stesso. Il formato Legacy ha i suoi fedelissimi, che però non sono molti, quindi è disponibile una sola volta alla settimana. Per i formati più diffusi, Standard e Booster Draft, organizziamo invece eventi durante vari giorni della settimana.

4. Il formato Standard è l’ideale per una serata in cui viene organizzato un solo evento. Il lunedì è un giorno relativamente tranquillo nel settore dell’intrattenimento, quindi approfittane per organizzare eventi che attirano il maggior numero possibile di persone.

5. I Booster Draft iniziano presto. Prima iniziavano alle 19 o alle 20, ma li abbiamo anticipati quando ci siamo resi conto che finivano sempre tardi, dando l’impressione che richiedessero un grosso impegno, con possibili ripercussioni negative sull’affluenza.

Il segreto per organizzare eventi di successo è cambiare il giorno di programmazione il meno possibile.

La costanza semplifica la pianificazione per i tuoi giocatori abituali e anche per quelli occasionali, che sapranno di poter giocare se si presentano un determinato giorno a una determinata ora.

Non si tratta però di un risultato che otterrai da un giorno all’altro. Dovrai sperimentare, insistere e, una volta che i tuoi eventi riscuoteranno un discreto successo, mantenere quella programmazione, anche nei periodi di minore affluenza. Non appena la cambierai, si presenterà in negozio un gruppo di amici per partecipare a un evento che non organizzi più. Credimi, parlo per esperienza.

Ecco altri tre piccoli consigli:

1. Se per un evento si presentano almeno quattro giocatori, organizzalo come evento amatoriale di tipo “Solo elenco giocatori”. Puoi organizzare la maggior parte degli eventi anche se non ci sono otto giocatori. In questo modo, i partecipanti potranno comunque giocare e apprezzeranno la tua buona volontà.

2. Presta attenzione agli eventi agonistici su larga scala. Eventi quali PPTQ, Grand Prix e così via possono incidere sull’affluenza. Se ti chiedi perché una determinata serata è stata particolarmente negativa, il motivo potrebbe essere questo.

3. Se il negozio all’angolo programma i suoi eventi in funzione dei tuoi per farti concorrenza, non reagire in modo esagerato. I giocatori potrebbero abbandonarti temporaneamente per “dare un’occhiata” all’altro negozio, per poi tornare quando non è più una novità.

Soprattutto, a prescindere dal fatto che i tuoi eventi riscuotano più o meno successo, è importante che tu ti rilassi. Devi avere fiducia nel processo: il tempo e le energie investiti nella programmazione e nella promozione dei tuoi eventi prima o poi daranno i loro frutti.

Michael Bahr è socio amministratore di Desert Sky Games and Comics, negozio con due sedi nella zona di Phoenix. È stato un arbitro di livello 3 per quattro anni, è laureato in legge all’Università statale dell’Arizona e ha lavorato per sette anni nell’amministrazione del sistema sanitario statale.