Como disse antes, o sucesso na área dos jogos vem quando você tem o que clientes querem, quando querem e na quantidade certa — sem trégua.

Isso é essencial, independentemente das condições do seu orçamento de operação. É por isso que é indispensável ter um orçamento independente para compras. Esse método chama-se OTB (Open to Buy, também conhecido como verba de compras em aberto).

O OTB determina quanto deve ser sua despesa. É diferente dos gastos, que devem sempre ser mais baixos. É necessário desembolsar seu OTB para que você atinja seu alvo de vendas. Se gastar a mais, você pode ultrapassar o orçamento. Se gastar a menos, você vai acabar em uma espiral descendente com o inventário.

Tudo o que você precisa é do Excel ou do Google Planilhas.

Eu uso o OTB há 14 anos com a mesma planilha. Acabei de chegar na linha 4.700.

A coluna custo dos produtos vendidos (CPV) é para os números brutos no caixa do ponto de vendas. Eu obtenho esse número nos relatórios de venda do dia (ou “Z”). Compras corresponde àquilo que comprei hoje, e a coluna disponível equivale ao CPV menos compras. Esse valor é o quanto preciso gastar em produtos. De forma ideal, esse número flutua em direção a zero.

A maior parte dos meus dados de negócio provém desta planilha, não do meu caixa no ponto de venda. Uso essa planilha para monitorar o percentual de custo dos produtos, para projetar vendas nos próximos meses e para fazer relatórios de cada mês, trimestre ou ano. (A coluna de vendas não é necessária, mas é útil para esmiuçar outros números.)

O OTB é um método comprovado de gerenciamento de compras. Aqui estão algumas coisas que você deve saber:

Primeiro: É um monitoramento de custo de produtos, não é um orçamento.

Se você o considerar um orçamento, poderá ter problemas.

Essa planilha supõe que os padrões de venda são consistentes, mas não são. Por isso, planeje com antecedência. Pode ser recomendável ter um excedente na coluna Disponível se você souber que há um grande lançamento de Magic a caminho. Ou adicione colunas para valores temporários de orçamento para reduzir o que está disponível. (Minha planilha de OTB tem, na verdade, dez colunas.)

Segundo: Foi projetado para evitar extremos, não para manter um registro preciso.

É bom verificar o dinheiro disponível ao comparar o inventário do ano anterior com o inventário atual. Mas, como é apenas um monitoramento, a diferença entre os números pode ser usada para ajustar a planilha.

Se você estiver em um ano de expansão, você pode usar o dinheiro extra para adicionar dinheiro do inventário em seu OTB, em vez de transferi-lo para um novo departamento. Meu orçamento poderia facilmente absorver até 10 mil dólares em um curto período sem precisar fazer decisões sobre algo novo.

Terceiro: Ele supõe que você tem uma reserva monetária.

Não é necessário ser rentável para usar esta ferramenta, mas é necessário ter dinheiro à parte para os altos e baixos do varejo. O OTB ignora completamente suas necessidades de fluxo de caixa. E, diferentemente de outras áreas do varejo, você provavelmente verá flutuações tanto entre um mês e outro como entre um ano e outro. Você precisa se preparar com uma reserva.

Então, com a proximidade das férias — aquela época em que as lojas tendem a estar abarrotadas —, sugiro que em vez de investir em mais inventário ou melhores móveis, adote o OTB ao estabelecer uma reserva monetária. Você não tem nada a perder. Se você abandonar o OTB ainda terá o dinheiro.

Mais uma vez: o principal objetivo do OTB é ter o produto no momento em que ele fica disponível, independentemente das condições do seu orçamento de operações. Assim, você estará satisfazendo a demanda, ganhando uma percepção valiosa do cliente e triangulando futuros lançamentos de produtos.

Gary é proprietário da Black Diamond Games, na cidade de Concord (Califórnia, EUA). Ele escreve o Quest for Fun, um blog sobre o setor de jogos, tem um canal no YouTube e está escrevendo um livro que será lançado em dezembro sobre como iniciar uma loja de jogos e lucrar com isso.