7. Dez. 2017

Gary Ray: Ein bewährter Weg zum Verwalten Ihrer Einkäufe

Branchenkenner Gary Ray beschreibt das Tool, mit dem er 14 Jahre lang (und mithilfe von 4.700 Tabellenspalten) seine Einkäufe verwaltet hat.

7. Dez. 2017

Gary Ray: Ein bewährter Weg zum Verwalten Ihrer Einkäufe

Branchenkenner Gary Ray beschreibt das Tool, mit dem er 14 Jahre lang (und mithilfe von 4.700 Tabellenspalten) seine Einkäufe verwaltet hat.

Wie ich bereits erwähnte, hängt der Erfolg beim Handeln mit Spielen davon ab, das zu haben, was die Kunden wollen – und zwar immer wenn sie es wollen und in ausreichenden Mengen.

Das ist wirklich das Wesentliche, unabhängig davon, wie groß Ihr Budget ist. Deshalb ist es entscheidend, ein eigenes Budget nur für Einkäufe bereitzustellen. Diese Methode nennt sich Open-to-Buy.

Durch Open-to-Buy wissen Sie, wie viel Sie investieren sollten. Das ist etwas anderes als Ausgaben, die Sie für gewöhnlich senken möchten. Sie investieren eine notwendige Summe, um die von Ihnen angestrebten Umsatzzahlen erreichen zu können. Wenn Sie zu viel ausgeben, überziehen Sie Ihr Budget. Wenn Sie zu wenig ausgeben, ist ihr Lager bald leer und dann geht es nur noch bergab.

Alles, was Sie benötigen, ist Excel oder Google Sheets.

Ich habe die Open-to-Buy-Methode 14 Jahre lang mithilfe derselben Tabellen verwendet. Ich habe vor kurzem Spalte 4.700 erreicht.

UMSATZ UMSATZKOSTEN WARENZUGANG VERFÜGBAR
2.138 $ 1.164 $ 2.591 $ (1.427 $)
3.375 $ 1.957 $ 457 $ 73 $
3.441 $ 1.780 $ 0 $ 1.853 $

Die Spalte Umsatzkosten (auch Cost of Goods Sold oder COGS) zeigt mir die Zahlen, die ich aus dem Tagesendreport erhalte. Warenzugang zeigt mir, was ich an Waren bestellt habe, und in der Spalte Verfügbar sehe ich mein übriges Budget – nämlich die Umsatzkosten abzüglich des Warenzugangs. So weiß ich, wie viel ich wieder in neue Produkte investieren muss. Idealerweise sollte dieser Wert annähernd null sein.

Was meine Geschäftsdaten anbelangt, so verlasse ich mich eher auf meine Tabelle als auf mein Kassensystem. Ich verfolge damit die prozentualen Warenwerte, um mein Geschäft auf die nächsten Monate vorzubereiten, und ich erstelle monatlich, vierteljährlich und jährlich Bilanzberichte. (Die Spalte mit den Umsatzzahlen ist hierbei wichtig, um noch weitere Kennzahlen zu berechnen.)

Open-to-Buy ist eine bewährte Methode, um den Warenzugang zu verwalten. Hier ein paar Dinge, die man wissen sollte:

Erstens: Open-to-Buy gibt die Kosten für Waren an, kein Budget.

Das sollten Sie nicht verwechseln, sonst verkalkulieren Sie sich.

Diese Methode geht von gleichbleibenden Umsatzzahlen aus, was aber nicht der Realität entspricht. Planen Sie also im Voraus. Es kann eine gute Idee sein, einen gewissen Puffer in der „Verfügbar“-Spalte einzuplanen, wenn ein großes Magic-Release bevorsteht. Sie können auch Spalten für temporäre Budgets hinzufügen, um zu reduzieren, wie viel Geld Ihnen tatsächlich zur Verfügung steht. (Bei mir erstreckt sich Open-to-Buy über zehn Spalten.)

Zweitens: Es geht darum, Extremfälle zu vermeiden, nicht, einen genauen Überblick zu haben.

Sie sollten ab und zu überprüfen, wie viel Geld Ihnen zur Verfügung steht, indem Sie Ihren Warenendbestand vom Vorjahr mit Ihrem aktuellen Inventar vergleichen. Da es sich nur um einen Tracker handelt, können Sie die Differenz dieser zwei Zahlen dazu verwenden, Ihre Tabelle anzupassen.

Wenn Sie dieses Jahr expandieren, könnten Sie mehr Geld in den Open-to-Buy-Topf stecken, bevor sie in andere Dinge investieren. Mein Budget ist so aufgebaut, dass ich kurzfristig bis zu 10.000 $ ausgeben kann, ohne dafür meine gesamte Planung über den Haufen werfen zu müssen.

Drittens: Sie sollten ein finanzielles Polster haben.

Sie müssen keine unglaublichen Gewinne einfahren, um Nutzen aus diesem Tool zu ziehen, aber Sie sollten immer etwas Geld beiseite legen, um auf eventuelle Flauten im Einzelhandel vorbereitet zu sein. Open-to-Buy interessiert sich nicht für Ihren Liquiditätsbedarf. Womöglich erleben Sie mehr noch als andere Einzelhändler Fluktuationen zwischen einzelnen Monaten und über die Jahre. Sie brauchen ein finanzielles Polster.

Während der Ferien, wenn Ihr Store gut gefüllt ist und die Kasse klingelt, sollten Sie die Gewinne nicht in neues Mobiliar oder elektronisches Zubehör investieren, sondern etwas Geld für Open-to-Buy beiseite legen. Sie verlieren dabei nichts. Selbst wenn Sie Open-to-Buy aufgeben, bleibt Ihnen immer noch das Geld.

Also noch mal: das ultimative Ziel von Open-to-Buy besteht darin, Produkte genau dann vorrätig zu haben, wenn sie verfügbar werden, und das unabhängig von Ihrer finanziellen Situation. So befriedigen Sie die Nachfrage, erfahren wichtige Kennzahlen zu Ihren Kunden und triangulieren zukünftige Produkt-Releases.

Gary ist der Geschäftsinhaber von Black Diamond Games in Concord, Kalifornien (USA). Er schreibt einen Blog über die Spielindustrie namens „Quest for Fun“, hat einen YouTube-Kanal und schreibt derzeit ein Buch zur Gründung und erfolgreichen Führung eines Spieleladens, das im Dezember erscheinen soll.

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