Come ho spiegato in precedenza, il successo in un negozio di giochi si ottiene fornendo costantemente ai clienti ciò che vogliono al momento giusto e nelle quantità adeguate.

Si tratta di un concetto basilare, valido a prescindere dal budget disponibile. Per questo motivo, è fondamentale accantonare una “riserva di liquidità” da destinare agli acquisti. Questo metodo è noto come Open to Buy.

L’Open to Buy ti indica quanti soldi dovresti spendere. Non è come le spese, che devono sempre essere mantenute al di sotto di un determinato limite: la quantità di denaro calcolata tramite l’Open to Buy deve essere spesa affinché tu raggiunga il tuo target di vendita. Se spendi troppo, supererai il budget disponibile. Se spendi troppo poco, è probabile che il tuo inventario non riesca a soddisfare le richieste dei clienti.

Tutto quello di cui hai bisogno è un’applicazione come Excel o Fogli Google.

Io gestisco il mio Open to Buy da 14 anni continuando a utilizzare lo stesso foglio di calcolo. Sono arrivato alla riga 4700!

La colonna del costo delle merci vendute (CMV) contiene cifre non elaborate fornite dal mio terminale POS, che ottengo da un report generato a fine giornata. Nella colonna degli acquisti inserisco i dati dei prodotti ordinati in giornata e la colonna del saldo disponibile è il risultato ottenuto sottraendo gli acquisti dal costo delle merci vendute (partendo dalla colonna precedente disponibile: -$ 1427 + $ 1957 - $ 457 = $ 73, e così via). Così so quanto devo spendere per i prodotti. In una situazione ideale, tale numero dovrebbe aggirarsi sullo zero.

La maggior parte dei dati relativi alla mia attività commerciale provengono da questo foglio di calcolo piuttosto che dal mio terminale POS. Lo utilizzo per tenere traccia delle percentuali del costo delle merci vendute, pianificare le vendite dei mesi successivi e generare report su base mensile, trimestrale e annuale. La colonna delle vendite non è strettamente necessaria, ma è utile per fare altri calcoli.

L’Open to Buy è un metodo comprovato per la gestione degli acquisti. Ecco alcuni concetti importanti da conoscere:

1. Si tratta di uno strumento per tenere traccia del costo delle merci, non per calcolare un budget.

Se lo utilizzi per il calcolo di un budget, ti morderai le mani.

Dà infatti per scontato che l’andamento delle tue vendite sia sempre costante, il che non corrisponde a verità. Quindi, pianifica le cose in anticipo. Ad esempio, potrebbe essere utile mantenere un’eccedenza nella colonna del saldo disponibile in concomitanza dell’uscita di uno dei prodotti più attesi di Magic. Oppure potresti aggiungere delle colonne relative a budget temporanei per ridurre il saldo disponibile. Il mio foglio di calcolo dell’Open to Buy, ad esempio, ha un totale di 10 colonne.

2. È pensato per evitare le situazioni estreme, non per realizzare calcoli precisi.

Consente di verificare la liquidità disponibile confrontando l’inventario di fine anno dell’esercizio precedente con quello attuale. Poiché si tratta solo di uno strumento per tenere traccia dell’inventario, puoi aggiornare il tuo foglio di calcolo con la differenza tra quei due importi.

Se sei in un anno di crescita, potresti utilizzare la liquidità extra per aumentare il budget di inventario del tuo Open to Buy, anziché investire in qualcosa di nuovo. Il mio budget può tranquillamente assorbire fino a 10.000 dollari nel breve periodo senza che debba pensare a come investire tale somma in prodotti che non ho mai commercializzato.

3. Dà per scontato che tu disponga di un minimo di liquidità.

Non devi realizzare grandi profitti per poter utilizzare questo strumento, ma devi disporre di fondi “di emergenza” per coprire gli alti e bassi del commercio al dettaglio. L’Open to Buy ignora completamente le tue necessità in termini di flusso di cassa, e per i negozi di giochi, a differenza di quanto avviene in altri settori del commercio al dettaglio, si osservano spesso grandi fluttuazioni sia da un mese all’altro, sia da un anno al successivo. Hai quindi bisogno di una “riserva”.

Dato che le festività natalizie sono dietro l’angolo e si tratta di un periodo in cui i negozi tendono a essere presi d’assalto, ti suggerisco di seguire i principi dell’Open to Buy e accantonare una riserva di liquidità anziché investire il tuo denaro per acquistare più prodotti o migliorare il tuo negozio. Non hai niente da perdere: se decidi di abbandonare l’Open to Buy in un secondo momento, ti resta comunque la liquidità.

Ti ricordo ancora una volta che l’obiettivo principale dell’Open to Buy è consentirti di disporre di un prodotto nel momento in cui viene lanciato sul mercato, indipendentemente dal tuo budget. Così facendo, soddisferai la domanda, otterrai utili informazioni sulle abitudini di acquisto dei clienti e sarai in grado di gestire con tranquillità i prodotti in uscita in futuro.

Gary è il proprietario di Black Diamond Games, un negozio di Concord, in California. Si occupa del blog per il settore dei giochi Quest for Fun, ha un canale YouTube e sta scrivendo un libro su come trarre profitti economici da un negozio di giochi, che uscirà a dicembre.